À la recherche d’un responsable événementiel ?

Le responsable événementiel s’occupe de tous les espaces événementiels d’un hôtel ou complexe hôtelier, tels que salles de conférence, salles de bal ou de banquets, et terrasses de piscine. Également connu sous le nom de chef de projet événementiel ou Event Manager, il excelle à la planification de tous vos événements tels que mariages, conférences et réunions.

La personne désignée pour cette fonction sait planifier et organiser chaque événement en fonction du budget, de A jusqu’à Z. Pleinement informée des normes et réglementations en la matière, elle sait où obtenir les autorisations spéciales pour toute sorte d’événements.

Description du poste de responsable événementiel

Vous pouvez adapter la description de poste ci-après à la culture et aux attentes de votre restaurant. N’hésitez pas à la copier et à l’éditer pour votre poste de responsable événementiel.

En tant que responsable événementiel, vous savez où dénicher des lys pour la mariée et le meilleur champagne pour la réception. Vous êtes tout enthousiaste à l’idée de réunir les équipes du restaurant, de la réception et de l’entretien pour planifier et exécuter les événements. Bien qu’une grande partie de votre travail consiste à superviser, vous êtes aussi très doué pour créer des événements et les proposer aux clients.

Notre responsable événementiel sait comment organiser des événements à couper le souffle et qui laisseront un souvenir indélébile à nos clients. Vous excellez aussi dans les ventes et le marketing pour réserver tous nos sites. Nous sommes à la recherche d’une personne sympathique dotée d’excellentes compétences en communication, relations humaines et planification.

Quelles sont les principales tâches et responsabilités d’un responsable événementiel ?

Recevoir et traiter les réservations d’événements, congrès et réunions.
Préparer et envoyer des devis aux clients en fonction de leurs besoins et exigences.
Communiquer avec les clients et effectuer le suivi pour résoudre tous les doutes à tout moment.
Recevoir les clients à leur arrivée à l’hôtel/complexe et superviser toute la logistique des services engagés.
Collaborer avec d’autres départements de l’hôtel/complexe, comme le restaurant ou la réception, et avec les fournisseurs externes.
Aider les invités pendant l’événement pour s’assurer que tout se déroule parfaitement.
Préparer la facture pour les clients une fois l’événement terminé.
Réserver et diriger des visites (commerciales) de l’hôtel/complexe et des dégustations pour les clients potentiels.
Prêter une assistance adaptée et au pied levé lors de mariages, réunions et congrès, en organisant par exemple les transferts en bus, taxis ou autres tâches logistiques.

Quelles devraient être les compétences du responsable événementiel ?

La personne engagée devrait satisfaire aux exigences suivantes :

Compétences en ventes et marketing d’événements.
Travail en équipe et collaboration avec toutes les parties prenantes, internes et externes.
Se sentir à l’aise avec des événements de divers budgets, types et envergures.
Faire preuve de créativité et avoir des compétences très développées en logistique et planification.
Élaboration de devis et contrôle des coûts.
Excellentes compétences de communication dans 1-2 langues.
Compétences avérées en management et organisation.
Avoir le souci du détail.
Suffisamment souple pour effectuer des changements de dernière minute si besoin est.

Quelles sont les conditions de travail habituelles d’un responsable événementiel ?

Le travail du responsable événementiel est une tâche à plein temps qui peut impliquer d’avoir à gérer des clients exigeants. Il passera une partie de la journée à superviser sur le terrain et le reste à son bureau, pour les tâches de gestion et d’organisation. Le rôle du responsable événementiel peut être très différent selon qu’il se déroule dans un grand complexe ou dans un petit hôtel boutique, comme beaucoup d’autres postes d’ailleurs dans le secteur de l’hôtellerie.

N’oubliez pas que beaucoup d’hôtels offrent à leurs responsables événementiels des opportunités de développement, des remises importantes et d’autres privilèges. Assurez-vous d’ajouter des conditions de travail et des avantages à votre description de poste pour mieux informer les candidats potentiels et attirer les meilleurs profils.

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