Les réunions houleuses peuvent servir de scénario à un bon feuilleton télévisé, mais il ne devrait pas en être ainsi en réalité. Un animateur - ou facilitateur - de réunion efficace est essentiel pour qu’elles bénéficient à tout le monde. 

Nous avons tous connu dans l’hôtellerie l’expérience de sortir découragé d’une réunion en pensant que ça a été une perte de temps et que les problèmes n’ont pas été résolus. 

Et il est vrai que trop souvent ce type de réunion semble peu ciblé et inefficace. (C’est doublement vrai pour les réunions virtuelles ou hybrides, quand les participants se connectent depuis différents créneaux horaires ou depuis chez eux, où il y a trop de distractions). 

En plus de ça, beaucoup de gens considèrent les réunions comme des actions ‘séparées’ de leur ‘vrai’ travail - l’occasion de sortir du bureau, de prendre un café et d’interagir, dans le meilleur des cas et avec un peu de chance, de manière productive. Selon une enquête de 2017 menée par la Harvard Business School auprès de cadres supérieurs, 65 % ont répondu que les réunions les distraient de leur travail personnel.   

Les réunions devraient être au minimum productives. Et en faisant un effort, elles peuvent même être inspiratrices et amusantes aussi! 



Le rôle du facilitateur 

L’animation efficace est essentielle pour réussir ses réunions d’équipe dans l’hôtellerie. Le facilitateur désigné pour animer la réunion ne doit pas forcément être en haut de l’échelle hiérarchique (il est même préférable qu’il ne le soit pas en réalité) mais ce doit être quelqu’un d’aimable, intuitif et organisé, avec une bonne connaissance générale des sujets à l’ordre du jour et des conséquences éventuelles des décisions prises. 

Il ou elle peut rester en retrait ou intervenir dans la conversation, mais en tant que bon animateur, il ou elle devra savoir exactement à quel moment chacune de ces actions est appropriée. 

 

Les qualités nécessaires au facilitateur d’une réunion d’équipe dans l’hôtellerie 

John Naisbitt, l’économiste visionnaire récemment disparu et auteur du livre fondateur Megatrends, disait que ‘Le nouveau leader est un facilitateur, pas un donneur d’ordre.’ 

Les chefs d’équipes d’hôtellerie qui réussissent reconnaissent que leur rôle est de favoriser la collaboration et d’encourager chaque membre de l’équipe à faire du mieux qu’il peut. Ils doivent encourager la participation et le partage de responsabilités et promouvoir l’entente mutuelle. L’humanité, l’empathie et la créativité sont de plus en plus considérées comme des qualités essentielles chez les leaders, auxquelles on pourrait ajouter la vision, la gestion d’équipe et le courage. 

Le rôle du facilitateur de réunion d’équipe fournit le cadre idéal pour mettre ces compétences à l’épreuve!   

Voici une liste des différents rôles du facilitateur de réunion et quelques conseils et astuces pour optimiser la productivité de l’équipe et l’organisation des tâches dans la salle de réunion.  



Gérer la réunion

Quelques jours avant la réunion, consultez votre équipe et assurez-vous qu’un ordre du jour précis avec une liste d’objectifs souhaités a bien été transmis par email à tous les participants, avec des liens aux documents pertinents pour chaque point à débattre. 

Même si la réunion d’équipe se tient à pied-d'œuvre avec le personnel de cuisine ou d’entretien, écrivez-les sujets à discuter sur un tableau bien en vue pour que les participants aient le temps de digérer l’information et de formuler leurs opinions. Ou encouragez-les à coller des post-its sur le tableau avec les idées qui leur viennent pendant la réunion. 

Pensez à l’ordre des sujets en abordant peut-être les plus complexes au début, pour laisser les moins importants pour les dernières minutes, où il est plus probable que des décisions rapides doivent être prises. 

 

Maîtriser la technique 

Cela peut paraître évident mais vérifiez le bon fonctionnement de tous les équipements audiovisuels avant le commencement de la réunion et que vous avez sous la main tous les mots de passe dont vous aurez besoin pour vous connecter aux participants virtuels. Si votre réunion d’équipe dans l’hôtellerie se déroule dans un espace public ou une zone commune, faites le maximum pour éliminer les bruits ou toute perturbation extérieurs. Les portables doivent être éteints, le vôtre compris! 



Guider les débats

Mémorisez l’ordre du jour de la réunion et même s’il ne s’agit pas de votre département, ayez des connaissances pratiques sur ce qui va être discuté - rien n’est plus démotivant pour une équipe de voir que le facilitateur ne maîtrise pas l’ordre du jour. 

D’autre part, de nouveaux sujets peuvent (et doivent) affleurer tout au long d’une conversation qui se veut productive et bien organisée. Si vous sentez que celle-ci s’égare vers d’autres thèmes, vous pouvez inviter les participants à y réfléchir quelques secondes et noter leurs réflexions ou les garder pour la prochaine réunion.  

Il y aura toujours des participants qui hésitent à parler en public, même en petit groupe. Plutôt que de les mettre sur la sellette, posez-leur des questions ouvertes du type “Êtes-vous d’accord”, qui les inciteront à participer. Ou vous pouvez même, avec tact et diplomatie, confier quelques tâches faciles aux membres les plus passifs du groupe, comme prendre des notes ou contrôler le temps.   



Leader, motivateur et pacificateur

Tout le monde s’attend à ce qu’une réunion commence sur une note légère, alors préparez quelques mots d’introduction pour accrocher votre public. N’oubliez pas qu’il faut un peu de temps pour “chauffer la salle” et faites attention à ne gêner personne avec certains de vos propos, même s’ils sont bien intentionnés. 

Remerciez toujours les participants pour leur assistance à la réunion d’équipe et favorisez leur rapprochement en lançant des thèmes de conversation courants. Félicitez-les pour une contribution spécifique. Par exemple, au lieu d’un simple “Merci”, dites plutôt “Merci pour cet intéressant commentaire sur les plannings horaires, Susan.”

Évitez tout ce qui pourrait être perçu comme une critique directe en la tournant sous forme de question. Par exemple, plutôt que de dire “Ce sujet n’est pas une priorité maintenant”, demandez “Pourquoi pensez-vous qu’il est important de discuter de cela dans cette réunion?”

Les dynamiques de groupe peuvent faire émerger le pire des personnes, surtout dans les groupes obéissant à une structure hiérarchique. Si un dissident ou un perturbateur se manifeste, le mieux est de reconnaître son commentaire en disant quelque chose du style “Sammy, nous reviendrons sur votre point de vue intéressant après que tout le monde aura donné son avis” et à la fin de la réunion, vous pourriez lui demander de dire ce qu’il ou elle pense.



Secrétaire de réunion 

Les réunions peuvent être intenses alors n’hésitez pas à les écourter même s’il reste encore quelques points cruciaux à aborder. Avant de lever la séance, faites un résumé des principaux résultats atteints et des mesures qui vont être prises, vous donnerez ainsi aux participants l’occasion d’exprimer leurs préoccupations et réflexions finales pour qu’ils sentent que la réunion n’a pas été une perte de temps.