Alors que la ruée vers le personnel hôtelier s'intensifie et que la pénurie de main-d'œuvre persiste, les RH (ressources humaines) de l'industrie hôtelière semblent débordées. Le secteur hôtelier a été confronté à une rotation de son personnel sans précédent, compromettant gravement la reprise post-pandémie. Si l'on ajoute à cela que la génération Z privilégie les horaires de travail flexibles, de meilleurs salaires et des emplois à distance, les employeurs du secteur hôtelier et les responsables des RH doivent trouver de nouvelles idées pour gérer efficacement le département des RH. L'externalisation des services des RH pourrait être une solution à de multiples problèmes. En effet, quelle est la capacité de votre département RH ou vos recruteurs internes à faire face à une situation où les effectifs sont insuffisants et le recrutement difficile?

Dans cet article, vous découvrirez ce qu'implique l'externalisation des RH, ainsi que les avantages et les inconvénients de cette démarche. Vous découvrirez également quelles sont les fonctions RH à externaliser, et les 5 bonnes pratiques pour optimiser ce service.

Externalisation des RH: De quoi s'agit-il exactement?

Selon le SHRM, l'externalisation des RH fait référence à un accord contractuel entre un employeur et un fournisseur tiers externe. L'accord décrit comment un employeur transfère la gestion et la responsabilité de certaines fonctions des RH à un prestataire externe.

Dans le cadre d'un accord d'externalisation, un employeur peut transférer tout ou partie des fonctions liées aux RH à un prestataire externe, en fonction de facteurs tels que le coût, les besoins de l'entreprise et la taille de celle-ci.

Une petite ou moyenne exploitation hôtelière, par exemple, peut externaliser quelques services spécialisés nécessitant une expertise qui fait défaut en interne. Les grandes entreprises de l'industrie hôtelière peuvent externaliser une grande partie des fonctions administratives et de routine des RH afin de libérer du temps pour des tâches stratégiques, telles que le plan de succession.

Quelles tâches RH pouvez-vous externaliser?

En fonction de la taille et des besoins de l'entreprise, voici les tâches habituelles des RH que votre établissement peut confier à des prestataires externes:

  • Avantages sociaux: Vous pouvez externaliser les fonctions liées aux avantages sociaux des employés et faire appel à un tiers pour les gérer en votre nom. Les fonctions que vous pouvez externaliser comprennent les plans d'assurance, les cotisations de retraite et affiliations, la réglementation et les indemnités.
  • Politique: Vous pouvez externaliser l'élaboration de la politique à une société spécialisée ou à un consultant qui vous aidera dans des domaines tels que le harcèlement, les questions de relations de travail, d’équité de diversité et d’inclusion (EDI).
  • Recrutement: La publication des postes à pourvoir, la vérification des références, les entretiens et l'embauche sont des fonctions des RH essentielles, mais elles mobilisent beaucoup de temps et de personnel dans l'entreprise. En faisant appel à des prestataires externes, non seulement vous libérez du temps pour votre service des RH déjà très sollicité, mais vous permettez également à votre entreprise d'accéder à un vivier de talents plus large.
  • Conformité: Pour les petits hôtels et restaurants, la conformité peut être ressentie comme un lourd fardeau qui pèse sur leurs épaules. L'externalisation de la conformité à un prestataire externe peut aider votre hôtel/restaurant à rester conforme aux réglementations et aux lois en constante évolution.
  • Paie: L'externalisation de la paie, comme l'administration de la paie, l'automatisation des dépôts, les compensations et les réclamations, la fiscalité et la gestion des congés du personnel, peut vous libérer de la charge de la paie, tout en assurant un service efficace à vos employés.
  • Formation: Veiller à ce que le personnel de votre hôtel reçoive la formation dont il a besoin pour être performant à leur poste est une fonction importante des RH. Vous pouvez externaliser les services de formation à des spécialistes qui sont parfaitement informés des tendances du secteur. Ils peuvent être mieux placés pour informer vos employés des évolutions du secteur hôtelier.

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Quels sont les avantages de l'externalisation des RH?

L'un des principaux avantages de l'externalisation des RH est la réduction des coûts. En confiant à des entreprises extérieures la gestion de la paie, de la conformité, du recrutement, de la formation et d’autres fonctions, votre établissement peut réduire ses dépenses internes en personnel et administratives. Cela permet de dégager de la trésorerie que votre entreprise peut investir dans de nouveaux équipements, dans la technologie et dans d'autres initiatives commerciales. En outre, les prestataires externes peuvent souvent fournir un service de meilleure qualité à des prix plus compétitifs, au lieu d'embaucher plusieurs employés spécialisés à plein temps.

Autres avantages:

  • Efficacité: L'externalisation des tâches et de la bureaucratie des RH libère du temps pour les opérations stratégiques.
  • Optimisation du recrutement: L'externalisation du recrutement permet à votre entreprise d'avoir accès à un vivier mondial de professionnels, ce qui peut contribuer à améliorer les ratios de diversité dans votre hôtel ou restaurant.
  • Diminution des risques: L'externalisation des différentes fonctions des RH transfère en partie le risque de non-conformité à un tiers.

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Quels sont les inconvénients de l'externalisation des services RH?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises n'externalisent pas les services RH, notamment:

  • Craintes liées à la qualité: Les employeurs ont tendance à croire que l'externalisation peut se traduire par une baisse de rendement au travail. Lorsque certaines fonctions des RH, comme la paie, sont gérées par un tiers, les employés peuvent ressentir un sentiment de détachement vis-à-vis de l'employeur, ce qui peut entraîner une baisse de la qualité des prestations.
  • Perte de contrôle: Si l'externalisation aide les entreprises à réduire les tâches à accomplir, certains pensent qu'elle leur fera perdre le contrôle sur certains aspects clé de leur activité.
  • Problèmes de coûts: Les entreprises craignent souvent que l'externalisation des RH ne leur coûte cher.  L'analyse comparative de ce qui est disponible sur le marché est un bon moyen d'éviter des dépenses excessives pour ces services.

Que devez-vous rechercher lors du choix d'une société d'externalisation des RH?

Le choix d'une société d'externalisation des RH est une décision importante que vous devez prendre dès le départ. Bien qu'il puisse être difficile de savoir quel est le meilleur fournisseur, les facteurs suivants peuvent guider vos choix:

  • Coût: Combien êtes-vous prêt à dépenser pour ce service? Déterminez un budget acceptable et cherchez une société d'externalisation qui respecte ce budget.
  • Périmètre d’application: Quelles sont les responsabilités des RH que vous êtes prêt à externaliser? Par exemple, vous pouvez vouloir externaliser le recrutement mais pas la paie. Recherchez des fournisseurs qui traiteront efficacement votre charge de travail.
  • Réputation: Le prestataire que vous choisissez doit idéalement jouir d’une excellente réputation. Un prestataire ayant une mauvaise réputation risque d'entacher votre image de marque en tant qu'employeur.
  • Compatibilité: Engagez un prestataire qui est compatible avec les besoins de votre entreprise et qui ne provoquera aucune friction dans vos relations de travail.
  • Spécialisation sectorielle: L'idéal serait de confier les fonctions des RH à une entreprise qui s'occupe de l'industrie du voyage et des loisirs, car elle comprend mieux le secteur de l'hôtellerie et du tourisme. Dans ce cas, le bouche à oreille peut vous aider à trouver le bon prestataire.
  • Conformité des données: Le prestataire de solutions pour les RH doit être conforme aux règles et réglementations en matière de données et d'emploi sur ses marchés respectifs. Il doit traiter les données de l'entreprise et des employés de manière confidentielle afin d'éviter les sanctions réglementaires et les préjudices en termes de réputation.

Quelles sont les 5 bonnes pratiques d'externalisation des services des RH?

Bien que l'externalisation des activités des RH puisse sembler coûteuse au premier abord, le recours à un prestataire qualifié et fiable peut à terme se traduire par des économies budgétaires pour votre hôtel, restaurant ou complexe hôtelier. Le secret réside dans une gestion efficace de la collaboration. Voici les bonnes pratiques d'externalisation des RH qui peuvent améliorer votre retour sur investissement :

1. Vérifiez le fournisseur des prestations d'externalisation

Il est essentiel de travailler avec une société d'externalisation fiable et professionnelle. Après tout, vous leur donnez accès à certaines des données les plus privées de votre société et vous leur confiez des responsabilités majeures liées à votre entreprise. Pour vous assurer que le prestataire avec lequel vous traitez est sérieux et digne de confiance, il est important de trouver une entreprise qui a fait ses preuves.

2. Utilisez les accords sur les niveaux de service

Une fois que vous avez identifié un prestataire de services, concluez un accord sur les niveaux de service qui énonce les conditions, les fonctions et les indicateurs de performance. Instaurez un partenariat professionnel, approuvez les dispositions transitoires et définissez les canaux de communication de l'accord d'externalisation.

3. Commencez petit puis élargissez

Si vous n'êtes pas encore convaincu par l'idée d'externaliser les RH, vous pouvez commencer par tester certaines options. Par exemple, vous pourriez externaliser la paie de 10 employés dans un premier temps, puis augmenter progressivement ce nombre en fonction de votre satisfaction par rapport au résultat. Commencer par un test pilote vous permet de juger de la capacité et de la fiabilité du prestataire de services avant de vous engager dans d'autres fonctions des RH.

4. S'engager dans une communication ouverte

Maintenir des lignes de communication ouvertes tout au long de la relation est un aspect fondamental de l'externalisation. Pour obtenir les résultats que vous souhaitez, vous avez besoin d'un partenaire d'externalisation qui soit disponible, réactif et communicatif. Une société d'externalisation qui ignore les courriels ou se dépêche de mettre fin aux appels téléphoniques n'est certainement pas un bon choix pour votre entreprise.

5. Tirez parti des commentaires de vos employés

Après avoir choisi votre partenaire d'externalisation, il est essentiel de recueillir les commentaires de votre personnel. Ce sont eux qui bénéficieront réellement de ce service. Compte tenu des avantages de l'externalisation des RH, votre équipe devrait constater une amélioration de la productivité individuelle et collective. Si ce n'est pas le cas, il est peut-être temps de chercher un autre prestataire.

Établissez également un calendrier régulier pour revoir les services que vous payez et évaluer s'ils répondent toujours à vos besoins. L'externalisation des RH étant facilement modulable, vous devriez évaluer de manière proactive vos besoins en termes de services dans des domaines spécifiques.