Votre Checklist Du Manuel Du Personnel En 10 Étapes

Que vous veniez d'embaucher un ou plusieurs nouveaux employés, vous devez maintenant vous assurer que chaque nouveau membre de votre équipe effectue une transition en douceur dans l'entreprise. C'est là qu'intervient le manuel du personnel hôtelier.  

Ce document, également connu sous le nom de manuel de l'employé, contient les informations qu'un salarié doit connaître lorsqu'il travaille dans votre entreprise. Non seulement le manuel du personnel de l'hôtellerie et de la restauration servira de point de référence utile aux travailleurs, mais il les aidera également à s’épanouir dans leurs nouvelles fonctions. Notre article souligne l'importance d'un manuel du personnel, quelle que soit la taille de votre entreprise, et vous donne un aperçu des éléments à prendre en compte pour assurer sa conformité. La liste de contrôle vous sera utile pour maîtriser le processus de conception et de rédaction du début à la fin. 

Pourquoi Élaborer Un Manuel Du Personnel Pour Votre Hôtel Ou Votre Restaurant?

En raison de la COVID-19, de nombreux postes dans le secteur de l'hôtellerie et du tourisme, notamment les emplois dans les hôtels, les restaurants et les bateaux de croisière, ont dû subir certains changements. Ces changements concernaient en particulier les règles générales d'hygiène, ainsi que les protocoles de santé et de sécurité au travail et les directives de gestion de crise. Les lois nationales qui ont été adoptées en réponse aux effets néfastes de la pandémie sur la population générale ont également eu un impact sur l'industrie hôtelière. [1]

Il est d'autant plus nécessaire de mettre régulièrement à jour le manuel du personnel de l'entreprise pour respecter les lois locales et les directives internationales en constante évolution. Une attention particulière doit être accordée sur la mise à jour du manuel du personnel pour les fonctions en contact avec la clientèle.  

Votre manuel du personnel doit être mis à la disposition non seulement des salariés nouvellement embauchés, qui sont désormais très demandés avec la réouverture du secteur du voyage et des loisirs, mais aussi des employés déjà en place qui devront s'adapter à l'évolution de la nouvelle situation. Les nouveaux employés doivent recevoir un manuel à jour lors de leur intégration, tandis que les employés déjà en place doivent recevoir un manuel du personnel mis à jour régulièrement. Cela s'applique aux petites et grandes entreprises de voyage et de loisirs. Disposer d'un manuel du personnel à jour permet de:

• Donner aux nouveaux employés une présentation de l'entreprise sous forme écrite.
• Aider tous les employés à comprendre exactement ce que l'on attend d'eux.
• Informer tous les employés de leurs droits.

Que Doit Contenir Un Manuel Du Personnel Hôtelier?

La responsabilité de la création d'un manuel du personnel de l'hôtellerie incombe au service des RH. Cela signifie que chaque membre du personnel des RH doit avoir des connaissances à jour et une bonne maîtrise de la législation locale en matière de droit du travail, afin de pouvoir informer les employés de manière pertinente. En général, un manuel du personnel de l'hôtellerie et de la restauration doit contenir les éléments suivants :

• Une introduction à la culture de l'entreprise: Vous pouvez y énumérer les principes directeurs qui définissent la culture de l'entreprise, tels que les modalités d’utilisation du courrier électronique et du téléphone, le travail en équipe, les canaux de communication, etc. 
• Les obligations légales: Cette section est la plus importante et diffère selon les pays. Le droit du travail en France est très différent de celui de l'Espagne, par exemple. Veillez à inclure les informations locales sur la santé et la sécurité au travail, la période d'essai réglementaire, ainsi que les horaires de travail officiels, les congés de maternité et de paternité et les clauses relatives aux congés de maladie. Si vous proposez des horaires de service variables et du télétravail (en fonction du poste), veillez à le mentionner clairement. Ces informations sont particulièrement importantes suite à la crise de la  COVID-19.
• Informations sur les avantages sociaux des salariés: Les modalités de progression salariale et les allocations telles que la retraite, les congés payés annuels et les primes doivent figurer dans cette section.
• Protection des données et confidentialité: Vous devez décrire ici la manière dont votre entreprise applique les lois et réglementations en termes de protection des données, et quelles sont les obligations de chaque employé.
• Politiques et procédés des ressources humaines: Cette section de votre manuel du personnel doit décrire comment vous allez lutter contre le harcèlement et la violence, favoriser la diversité, l'égalité et l'intégration, lutter contre l'abus d'alcool et de drogues, mettre en place des actions disciplinaires et des sanctions, protéger les biens de l'entreprise et les effets personnels, assurer la confidentialité et dénoncer les abus.
• Recevoir des cadeaux: L'hôtellerie est un secteur où recevoir des pourboires est inhérent à certains postes. Cela dit, il doit y avoir des règles et des règlements clairs pour les présents que le personnel reçoit des clients afin d'éviter les mauvaises pratiques ou les comportements non éthiques.
• Utilisation des réseaux sociaux: Il ne s'agit pas seulement de l'utilisation des réseaux sociaux au travail, mais vous devez également définir les informations relatives à l'employeur que vos employés sont autorisés à divulguer sur leurs comptes de réseaux sociaux.

Une Checklist En 10 Points Pour Créer Votre Manuel Du Personnel Hôtelier

Vous trouverez ci-dessous les 5 premières mesures à prendre pour créer un manuel du personnel de l'hôtellerie qui reflète la culture de votre entreprise et respecte les lois locales:

En utilisant des illustrations pour expliquer les points importants, la lecture et la compréhension du manuel seront plus aisées. Les titres, sous-titres et énumérations peuvent également être d'une grande utilité.

Maintenant que vous avez dressé la liste de tous les points principaux, il est temps de rédiger un brouillon avec les bonnes informations, la mise en page, la police et les graphiques. 

Obtenir un retour d'information est un excellent moyen d'intégrer tout point qui aurait pu être oublié lors de la rédaction du manuel. Les commentaires aident également à évaluer et à maîtriser l'interprétation uniforme, notamment d'un point de vue juridique. 

Nous espérons que notre liste de contrôle en 10 étapes vous permettra de gagner du temps et de faciliter la rédaction, l'édition et la production de votre manuel, de sorte que sa publication sera plus facilement réalisable que vous ne le pensiez.